La inmensa mayoría de las empresas ha tenido en alguna ocasión problemas en la contabilidad. Lamentablemente y debido a los efectos en la economía que está causando la crisis sanitaria de la Covidien-19, cada vez son más las empresas y los negocios de autónomos que se encuentran en situaciones de dificultad, ya sea por falta de liquidez o de otras causas.

La gestión de las finanzas es una tarea continua para cualquier proyecto de negocio, que exige no sólo tener que controlar de manera constante las entradas y salidas de dinero, sino, también, concretar objetivos financieros a corto y largo plazo, que se han revisar periódicamente según evolucione la propia realidad de la compañía.

En estos momentos es muy probable que muchas empresas se encuentren con alguna factura impagada, cambios en las condiciones del mercado, hacer frente a gastos inesperados … señales de alarma en las cuentas de nuestra entidad. Ante estas situaciones, hay que planificar con cautela los próximos pasos a dar, identificar los recursos de los que disponemos en los diferentes departamentos o áreas y que pueden ser transversales, así como afrontar la crisis con el espíritu más optimista posible.

Entre las principales acciones que se pueden llevar a cabo ante estas situaciones y con el objetivo de conseguir revertirlas, cabe destacar:

Revisar los procesos de cobro y de pago. Quizás este es el momento de analizar si nuestro sistema de facturación es el adecuado. Para ello, evalúa el tiempo medio en que tus clientes tardan en abonar sus facturas y compáralo con otras empresas de la competencia o con la media de tu sector. Del mismo modo, estudia si puedes alargar el periodo en que pagas a tus proveedores y, si es posible, renegocia con ellos las condiciones. De esta manera, podrás mejorar notablemente tu liquidez.

Herramientas de utilidad. Identifica si existe en el mercado alguna tecnología de procesos que mejore la gestión de tu contabilidad. Quizás es esta la oportunidad de digitalizar aún más tus procedimientos internos y conseguir de paso minimizar los errores. Otra opción es contratar servicios externos que den soluciones a tus problemas financieros y que hagan una previsión de las posibles situaciones de riesgo de tu empresa como, por ejemplo, la contratación de un seguro frente a los impagos.

Consolida tus cuentas bancarias. En muchas ocasiones, es habitual trabajar con diversas entidades financieras a medida que la empresa va creciendo en envergadura. En su caso, aprovecha para sentarte a negociar con los diferentes bancos para centrar tu operativa en aquel que te ofrezca las mejores condiciones. Y recuerda que existen sistemas como el factoring que te pueden ayudar a mejorar la gestión de potenciales impagados.

Analiza a largo plazo como es la gestión de tus flujos de efectivo. Averigua cuáles son los meses en los que tienes mayores problemas para cuadrar las cuentas, revisa en qué momentos tus ingresos aumentan y planifica a partir de toda esta información cuando es importante que reserves capital para atender picos de escasez. En este tipo de tareas, a veces compensa recurrir a ayuda de profesional para obtener resultados excelentes.

Crear un fondo de emergencia. En relación con el apartado anterior, procura negociar con tu banco la creación de un fondo en el que ir guardando los excedentes económicos que no necesitas en momentos más prósperos. Mientras no se usan pueden ir generando alguna plusvalía, pero, cuando se requieran, podrás disponer de ellos de manera inmediata.

Evalúa la calidad de tus clientes. Aunque pueda parecer duro, existen ocasiones en las que la mejor decisión que una empresa puede tomar es renunciar a un cliente, por causas como una mala reputación, la escasa rentabilidad económica de trabajar para él o, como puede ser en este caso , porque el tiempo medio que tarda en pagar por los servicios prestados contribuye a introducir inestabilidad en nuestro balance. Si es así, hay veces en que compensa cortar en seco para evitar potenciales sorpresas desagradables en el futuro. Para ello, nada mejor que implantar un sistema de Risk Management que monitorice en tiempo real su solvencia y capacidad de pago.

Definir fechas tope para proyectos e inversiones. Toda empresa trabaja siempre en procesos relacionados con su futuro: I + D, gestión de la información, compra de inmuebles, formación a sus trabajadores … Sin embargo, existen momentos en que hay que saber tomar decisiones difíciles si alguno de ellos no marcha como se esperaba o si está teniendo un coste mayor de lo que nos podemos permitir. Por eso, ten a alguien monitoreando siempre todo lo que tiene que ver con la compañía, incluso el referente a procesos internos, y evalúa con cierta periodicidad el que está yendo bien y lo que no.

Descuentos para cobrar cuentas dudosos. Para aquellos clientes con los que no tengas un seguro de crédito y sobre los que tengas muchas dudas de poder llegar a cobrar algún día lo que te deben, plantéales como última opción descuentos sobre la cantidad total si te pagan de forma inmediata . Al menos de esta manera podrás recuperar parte del dinero. Por otra parte, piensa en hacer algo parecido con tu inventario: Aquellos productos que llevan tiempo ‘acumulando polvo’ quizás puedes venderlos en el mercado si ofreces suculentos descuentos. Conseguirás liquidez y ahorrarás espacio, aunque esto signifique no haber ganado todo lo que pretendías.